Persónuverndarstefna ISC 

1. Inngangur og skilgreiningar 

Persónuverndarstefna ISC er endurskoðuð og uppfærð reglulega. Síðasta uppfærsla var 24. júní 2024. 

„Persónuupplýsingar“ í þessari stefnu merkja allar upplýsingar sem tengjast þér sem hægt er að bera kennsl á með beinum eða óbeinum hætti, svo sem nafn og tengiliðaupplýsingar, ævisögulegar upplýsingar eða upplýsingar um sérfræðiþekkingu þína.  

„Þú“ vísar til beina notandans eða hvers kyns annarra aðila sem notandinn notar ISC þjónustu fyrir hönd, þar á meðal en ekki takmarkað við vefsíðu ISC og veitir persónulegar upplýsingar. 

Að því er varðar þessa stefnu er gervigreind (gervigreind) notað víða til að fela í sér hvaða vélræna tækni sem er sem byggir á stórum gagnasöfnum til að búa til úttak sem líkja eftir mannlegri greind. Þetta felur í sér en takmarkast ekki við Large Language Models (LLM) og AI-virkt viðbætur.    

2. Gögnin sem við söfnum og hvernig við notum þau 

a. Gögn um notkun vefsíðunnar

Notkunargögnum er safnað sjálfkrafa frá notendum ISC vefsíðunnar (https://council.science), til að hjálpa okkur að greina og bæta þjónustu okkar.   

Notkunargögn geta innihaldið upplýsingar eins og netfang tækisins þíns (td IP-tölu), gerð vafra, vafraútgáfu, síður vefsíðunnar sem þú heimsækir, tími og dagsetning heimsóknar þinnar, tíminn sem varið er á þessum síðum, einstakt tæki auðkenni og önnur greiningargögn. 

Þegar þú opnar vefsíðuna með eða í gegnum farsíma gætum við safnað tilteknum upplýsingum sjálfkrafa, þar á meðal, en ekki takmarkað við, tegund tækisins sem þú notar, stýrikerfi og vafra, víðtæka staðsetningu og önnur greiningargögn. 

Við gætum notað þriðja aðila þjónustuveitendur til að fylgjast með og greina notkun vefsíðunnar okkar. 

b. Aðrar tegundir gagna sem við söfnum 

Við söfnum gögnum um aðildarstofnanir okkar, þar á meðal tengiliðaupplýsingar tengiliða aðildarfélaga og sögu um veruleg samskipti við meðliminn, þar á meðal fjárhagsleg viðskipti. Við geymum þessi gögn í stjórnunar-, laga- og samskiptatilgangi og uppfærum þau reglulega.  

Við söfnum gögnum um tilnefnda og frambjóðendur fyrir ýmis konar valferli, þar á meðal fyrir stjórnarsetu og nefndir, ISC Fellowship, lista yfir sérfræðinga, hvort sem þeir eru sjálfstilnefndir, tilnefndir af öðrum eða boðið beint af ISC. Við söfnum einnig persónuupplýsingum í gegnum ráðningarferli. 

Ef þér tekst vel í einhverju valferli eða ef þú samþykkir boð um að þjóna ISC að einhverju leyti, gætum við þurft að biðja um frekari persónulegar upplýsingar og gætum birt sumar persónuupplýsingar þínar á vefsíðu ISC með skýru leyfi þínu. Stjórnarmenn þurfa samkvæmt frönskum lögum að veita sérstakar persónuupplýsingar.  

Við söfnum persónuupplýsingum frá þátttakendum í könnunum okkar, símtölum, athöfnum og úttakum og frá skráningum og þátttakendum á persónulegum fundum og á netinu, til að veita þjónustu okkar, fylgjast með og bæta gæði þeirra og viðurkenna framlag. Við kunnum að birta lista yfir þátttakendur eða þátttakendur í hvaða ISC verkefni eða fundi sem er í skýrslu eða annarri útkomu, án tengiliðaupplýsinga.  

Við notum persónuupplýsingar til að senda fréttabréf, uppfærslur, boð og aðrar upplýsingar sem kunna að hafa faglegt áhugamál fyrir notendur okkar. Þú getur afþakkað að fá þessi samskipti með því að fylgja hlekknum „hætta áskrift“ eða leiðbeiningum í hvaða tölvupósti sem við sendum. 

Við söfnum gögnum um samstarfsaðila okkar og um raunverulega eða væntanlega styrktaraðila okkar og gjafa, þar á meðal tengiliðagögnum tengiliða og sögu um veruleg samskipti milli ISC og stofnunarinnar, þar með talið fjárhagsleg viðskipti. 

Við söfnum gögnum um sérfræðinga á sviðum starfsemi okkar í þeim tilgangi að byggja upp gagnagrunn yfir sérfræðinga sem gætu haft áhuga á að taka þátt í starfi okkar. Þetta samanstendur af opinberum gögnum og verður aðeins notað til að hafa samband við þig af faglegum ástæðum.  

Við söfnum gögnum um þjónustuveitendur okkar í þeim tilgangi að halda utan um þjónustusamninga okkar.  

Ef þú átt rétt á að krefjast kostnaðar samkvæmt ferðastefnu ISC, munum við safna persónuupplýsingum frá þér til að gera okkur kleift að vinna úr greiðslunni, þar á meðal nafn þitt, heimilisfang og bankareikningsupplýsingar.  

Allar upplýsingar sem þú samþykkir að veita varðandi kyn, aldur, fötlun, þjóðernisuppruna eða þjóðerni verða eingöngu notaðar í þeim tilgangi að fylgjast með og stuðla að fjölbreytileika og jafnrétti og verða geymdar sem trúnaðarmál.  

Gögn sem við söfnum um meðlimi okkar, samstarfsaðila, styrktaraðila, gjafa og einstaklinga eru geymd á CRM okkar, Salesforce, í gegnum vefeyðublöð á vefumsjónarkerfi vefsíðu okkar og á Office 365.  

Það verður engin sjálfvirk ákvarðanataka byggð á upplýsingum sem við söfnum í gegnum netþjónustuna okkar.  

3. Hljóð- og myndupptaka 

Við skráum viðburði okkar með ljósmyndum og kvikmyndum og tökum oft upp netfundi okkar, í leit að lögmætum hagsmunum okkar.  

Þátttakendur á viðburðum í eigin persónu verða fyrirvaraðir um að þeir kunni að vera teknir á ljósmynd eða filmu og að þeir hafi rétt á að neita að mynd eða kvikmynd sé notuð þegar þau sjást vel á hvaða ljósmynd eða filmu sem er.  

Við kunnum að nota myndir og upptökur til að kynna viðburði og starfsemi ISC, þar á meðal á vefsíðunni og á samfélagsmiðlum ISC, í kynningarefni og fjölmiðlum, markaðssetningu í tölvupósti og herferðum og í skýrslum um starf ISC.  

Við kunnum að deila myndum eða upptökum með samstarfsaðilum í viðburði eða athöfn.  

Við gætum notað gervigreindartækni til að greina hljóð- og myndupptökur til að auka skilning okkar á þátttöku og þátttöku á viðburðum á netinu eða til að búa til samantekt á fundum (með samþykki þátttakenda með því að nota forrit eins og Otter.ai). 

4. Félagsleg fjölmiðla 

Netþjónustan okkar inniheldur tengla eða viðbætur á samfélagsnet þar á meðal, en ekki takmarkað við, Facebook, LinkedIn, X (áður Twitter), Instagram, Mailchimp, YouTube og Threads. Þessi persónuverndarstefna á ekki við um ISC síður/prófíla á þessum kerfum. Vinsamlegast skoðaðu viðeigandi persónuverndarstefnur hvers veitenda. 

5. Varðveisla upplýsinga 

Við munum aðeins varðveita persónuupplýsingar þínar eins lengi og nauðsynlegt er í þeim tilgangi/tilgangum sem við söfnuðum þeim fyrir, eða eins lengi og við gerum ráð fyrir að eftirfylgnisamskipti gætu verið nauðsynleg eða æskileg. Við munum varðveita og nota persónuupplýsingar þínar að því marki sem nauðsynlegt er til að veita þjónustu okkar, innleiða samninga okkar og stefnu, uppfylla lagalegar skyldur okkar og leysa hugsanleg ágreiningsmál. 

Við munum einnig geyma notkunargögn í innri greiningarskyni. Notkunargögn eru almennt varðveitt í skemmri tíma, nema þegar þessi gögn eru notuð til að styrkja öryggi eða til að bæta virkni þjónustu okkar, eða við erum lagalega skuldbundin til að varðveita slík gögn í lengri tíma. 

6. Samnýting og miðlun gagna 

Við munum aldrei selja persónulegar upplýsingar þínar eða deila þeim í hagnaðarskyni eða í auglýsingaskyni. Við gætum deilt persónuupplýsingum þínum með öðrum aðilum við eftirfarandi aðstæður: 

• Með GDPR-samræmdum þjónustuaðilum, til að veita þjónustu okkar og fylgjast með og greina notkun þeirra. Þjónustuveitendur hafa aðeins aðgang að persónuupplýsingum þínum til að sinna verkefnum sínum fyrir okkar hönd og mega ekki birta eða nota þær í öðrum tilgangi. 
• Innan ramma valferlis, með utanaðkomandi gagnrýnendum eða meðlimum valnefndar, sem eru skuldbundnir til trúnaðar og geðþótta.  
• Með hlutdeildarfélögum okkar eða samstarfsaðilum, þar á meðal svæðisbundnum ISC tengipunktum, í ramma sameiginlegrar starfsemi, í því tilviki munum við krefjast þess að þessir samstarfsaðilar virði þessa persónuverndarstefnu. 
• Ef ISC tekur þátt í samrunaferli gætu persónuupplýsingar þínar verið fluttar. Við munum veita tilkynningu áður en persónuupplýsingar þínar eru fluttar og verða háðar annarri persónuverndarstefnu. 
• Ef þess er krafist samkvæmt lögum eða til að bregðast við gildum beiðnum opinberra yfirvalda (td dómstóla eða ríkisstofnunar). 
• Í góðri trú að slíkar aðgerðir séu nauðsynlegar til að: 
  • Fylgdu lagaskyldu 
  • Vernda og verja réttindi eða eign ISC 
  • Koma í veg fyrir eða rannsaka hugsanlega misgjörð í tengslum við þjónustuna 
  • Vernda persónulegt öryggi notenda þjónustunnar eða almennings 
  • Verndaðu gegn lagalegri ábyrgð. 

7. Lagalegur grundvöllur vinnslu persónuupplýsinga samkvæmt GDPR 

Í samræmi við GDPR vinnum við persónuupplýsingar við eftirfarandi skilyrði: 

• Þegar þú hefur gefið samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinga í einum eða fleiri tilteknum tilgangi. 
• Þegar það er nauðsynlegt fyrir efndir á samningi við þig og/eða fyrir hvers kyns skuldbindingar undan samningi. 
• Þegar það er nauðsynlegt til að uppfylla lagaskyldu sem ISC er háð. 
• Þegar það er nauðsynlegt til að vernda brýna hagsmuni þína eða annars einstaklings. 
• Þegar það tengist verkefni sem er unnið í þágu almannahagsmuna eða við beitingu opinbers valds sem falið er í ISC. 
• Þegar það er nauðsynlegt í þágu lögmætra hagsmuna sem ISC beitir. 

Í öllum tilvikum mun ISC fúslega hjálpa til við að skýra þann sérstaka lagagrundvöll sem gildir um vinnsluna, og sérstaklega hvort veiting persónuupplýsinga sé lögbundin eða samningsbundin krafa eða krafa sem er nauðsynleg til að gera samning. 

8. Réttindi þín og val  

ISC skuldbindur sig til að virða trúnað um persónuupplýsingar þínar og tryggja að þú getir nýtt réttindi þín. 

Þú hefur rétt samkvæmt þessari persónuverndarstefnu, og samkvæmt lögum ef þú ert innan ESB, til að: 

• Fáðu aðgang að, uppfærðu eða eyddu þeim upplýsingum sem við höfum um þig.  
• Óska eftir leiðréttingu á persónuupplýsingum sem við geymum fyrir þig.
• Andmæla vinnslu persónuupplýsinga þinna. Þessi réttur er til staðar þar sem við treystum á lögmæta hagsmuni sem lagalegan grundvöll vinnslu okkar og það er eitthvað við sérstakar aðstæður þínar sem gerir það að verkum að þú mótmælir vinnslu okkar á persónuupplýsingunum þínum af þessum sökum.  
• Óska eftir flutningi á persónuupplýsingum þínum til þín, eða þriðja aðila sem þú hefur valið, á skipulögðu, almennu, véllesanlegu sniði. Vinsamlegast athugaðu að þessi réttur á aðeins við um sjálfvirkar upplýsingar sem þú gafst upphaflega samþykki fyrir okkur að nota eða þar sem við notuðum upplýsingarnar til að gera samning við þig. 
• Dragðu samþykki þitt til baka. Ef þú afturkallar samþykki þitt gætum við ekki veitt þér tiltekna hluta eða alla þjónustu okkar. 

9. Nýta GDPR gagnaverndarréttindi þín 

Þú getur nýtt þér rétt þinn til aðgangs, leiðréttingar, riftunar og andmæla með því að hafa samband við okkur. Við munum reyna okkar besta til að svara þér eins fljótt og auðið er. Vinsamlegast athugaðu að við gætum beðið þig um að staðfesta hver þú ert áður en þú bregst við slíkum beiðnum.  

Þú átt rétt á að kvarta til Persónuverndar vegna söfnunar okkar og notkunar á persónuupplýsingunum þínum. Fyrir frekari upplýsingar, ef þú ert á Evrópska efnahagssvæðinu (EES), vinsamlegast hafðu samband við gagnaverndaryfirvöld á staðnum. 

10. Gagnaöryggi  

Öryggi persónuupplýsinga þinna er okkur mikilvægt, en engin aðferð við sendingu yfir internetið eða rafræn geymsluaðferð er 100% örugg. Þó að við leitumst við að nota viðskiptalega viðunandi leiðir til að vernda persónuupplýsingar þínar, með því að nota tveggja þrepa örugga auðkenningarferla, getum við ekki ábyrgst algjört öryggi þeirra. 

Þjónustan okkar gæti innihaldið tengla á aðrar vefsíður sem eru ekki reknar af okkur. Ef þú smellir á hlekk þriðja aðila verður þér vísað á síðu þess þriðja aðila. Við ráðleggjum þér eindregið að skoða persónuverndarstefnu allra vefsvæða sem þú heimsækir. 

Við höfum enga stjórn á og berum enga ábyrgð á innihaldi, persónuverndarstefnu eða starfsháttum vefsvæða eða þjónustu þriðja aðila. 

11. Alþjóðlegur gagnaflutningur 

Upplýsingar þínar, þ.mt persónuupplýsingar, eru unnar á skrifstofum ISC og á öðrum stöðum þar sem aðilar sem koma að vinnslunni eru staðsettir. Það þýðir að þessi gögn kunna að vera flutt yfir á – og viðhaldið á – tölvur sem eru staðsettar utan lögsagnarumdæmis þíns, þar sem gagnaverndarlög geta verið frábrugðin lögunum í lögsögu þinni. 

Samþykki þitt fyrir þessari persónuverndarstefnu, fylgt eftir með því að leggja fram gögn, táknar samþykki þitt við þann flutning. 

Við munum gera allar sanngjarnar ráðstafanir til að tryggja að gögnin þín séu meðhöndluð á öruggan hátt og í samræmi við þessa persónuverndarstefnu og GDPR og að enginn flutningur á persónuupplýsingum þínum muni eiga sér stað til stofnunar eða lands nema það séu eftirlit með GDPR fyrir öryggi gagna þinna. 

12. Hafðu samband við okkur  

Ef þú hefur einhverjar spurningar um þessa persónuverndarstefnu eða vilt nýta réttindi þín varðandi persónuupplýsingar þínar geturðu haft samband við gagnaverndarfulltrúa okkar með tölvupósti á [netvarið].