Fyrir framan snyrtilega raðaða bókahillu á skrifstofu sinni í Barcelona lýsir Cecilia Delgado-Molina, framkvæmdastjóri Alþjóðafélags félagsfræðinga (ISA), eftirminnilegri reynslu sem átti sér stað hinum megin á hnettinum, á fyrsta ári eftir að hún tók við starfinu.
„Við enduðum á því að borga fyrir tóm herbergi. Þar sem fólk hafði ferðast langar leiðir til að eiga samskipti augliti til auglitis mættu þau ekki á blönduðu fyrirlestrana sem stýrðust af fyrirlesurum í gegnum skjá á staðnum.“
Cecilia vísar til ráðstefnu um blendingabíla sem haldin var í Ástralíu árið 2023, tilraun ISA til að verða blendingur. „Eftir þá ráðstefnu fannst okkur brýnna en nokkru sinni fyrr að ISA þyrfti djúpstæðar breytingar.“
Leiðin framundan var erfið. ISA hafði verið stofnað árið 1949 og aðferðir þess virtust jafn rótgrónar í 20. öldinni. Hins vegar, árið 2023, undir forystu forseta og framkvæmdastjórnar, byrjaði ISA að sjá fyrir sér umbreytingu sem væri stafræn, já, en einnig menningarleg. Það var viðurkennt að það þyrfti að endurskoða hugsun allra.
Cecilia er mexíkóskur félagsfræðingur sem hefur lengi verið samofin alþjóðlegum rannsóknarnetum ISA. Hún stýrir skrifstofu samtakanna, sem er hollur hópur sem hefur það hlutverk að styðja við markmið og starfsemi ISA. Skrifstofunni var falið að hrinda þessari framtíðarsýn um stafræna umbreytingu í framkvæmd, sem felur í sér: að efla stafrænt tengt samfélag, bæta þjónustu við félagsmenn og styðja alþjóðleg rannsóknarnet ISA. Endanlegt markmið er að þróa samtök með sjálfbærum, notendamiðuðum stafrænum aðferðum sem endurspegla skuldbindingu um aðgengi, aðgengi og alþjóðlegt samstarf.
Fyrsta skref skrifstofunnar var afgerandi: Pappírsskjalasafn ISA varð að fara! Árið 2024 hætti félagið pappírsgeymslu og allt nýtt efni er nú aðgengilegt á sérsniðinni aðildargátt þeirra á netinu. Eftir þrjá erfiða mánuði í flutningi auðveldaði þessi vefsíða endurnýjun aðildar, greiðslur í rauntíma og stafrænar auðlindir beint í hendur meðlima.
Þetta var góð byrjun, en Cecilia vissi að raunveruleg prófraun á stafrænum þroska ISA fólst í því að endurhugsa hvernig meðlimir vinna saman, læra og tengjast félaginu.
Þegar Verkefnið Stafrænar ferðir ISC Þegar Cecilia bauð 11 meðlimum ISC að gangast undir markvissa þjálfun í stafrænni umbreytingu greip hún tækifærið. Brýnasta áskorun ISA var að hanna ráðstefnu sem væri að fullu á netinu fyrir árið 2026. Cecilia var meðvituð um að fyrri tilraunir hefðu ekki virkað, eins og blendingsráðstefnan sem áður var getið, sem hafði fundist eins og tveir heimar sem rekast saman illa. Fyrir ISA myndi það að hafa ráðstefnuna að fullu á netinu auka fulltrúa frá meirihlutasvæðum alþjóðlegra ríkja.
Sá raunverulegi stuðningur sem Cecilia og teymi hennar leituðu til frá hópnum var að byggja upp sjálfstraust til að halda áfram með að finna viðeigandi tæknilega samstarfsaðila fyrir þetta ráðstefnu sem var að fullu rafrænt skipulagt. Þau þurftu aðstoð við að semja beiðni um tillögu (e. Request for Proposal, RfP).
Í þremur lotum með sérstökum þjálfara voru metnaðarfull markmið ISA hugsuð út í útboðsbeiðni sem lofar góðu um tengdari og virkari stafræna samkomu. Þjálfari ISA aðstoðaði teymið við að þýða flóknar tæknilegar þarfir í skýrar kröfur. Í júní 2025 hafði rfp hafði verið birt, þar sem tillögur voru sóttar frá tæknisamstarfsaðilum um allan heim.
Horft til framtíðar lítur skrifstofan á netráðstefnuna árið 2026 sem mikilvægasta skref ISA hingað til. Sýn þeirra er sannfærandi og alhliða: „Við búumst við meiri fjölbreytni, sérstaklega frá svæðum sem yfirleitt eru vanmetin. Þetta mun opna þátttöku fyrir fræðimenn sem hafa ekki efni á að ferðast vegna loftslags, kostnaðar eða heilsufarsvandamála.“
Hópmynd af Geoffrey Pleyers, forseta ISA, Ceciliu Delgado-Molina, framkvæmdastjóra ISA, starfsfólki skrifstofu ISA og sjálfboðaliðum á 5. félagsfræðiráðstefnu ISA í Rabat í Marokkó (2025). Mynd: © Alþjóðafélagsfræðingafélagið.
Það var meðan unnið var að útboðsferlinu að eitthvað óvænt kom líka upp. „Í fyrstu héldum við að við værum bara að átta okkur á hvaða vettvang við ættum að velja,“ segir Cesilía. „En það sem kom í ljós var miklu stærra, skýrt og skipulagt verkfærakista sem gæti hjálpað svipaðri stofnun sem stendur frammi fyrir sömu stafrænu óvissu.“
Að skipuleggja netráðstefnuna þína
Þessi bloggfærsla kynnir skref-fyrir-skref leiðbeiningar sem eru hannaðar til að hjálpa vísindastofnunum að skipuleggja og halda árangursríkar ráðstefnur á netinu. Hún býður upp á hagnýta leið til að hugsa í gegnum öll stig þess að halda stafrænan eða blönduð viðburð – allt frá því að skilgreina tilganginn, virkja þátttakendur og festa arfinn í sessi eftir á.
Verkfærakisturnar sem myndast bjóða upp á einfalda leið til að halda viðburði á netinu sem eru aðgengilegir fyrir alla. Í fyrsta lagi krefst þær skýrleika: Hvers vegna að halda ráðstefnuna? Hvernig lítur árangur í raun út? Næst beinist athyglin að þátttakendum sem myndu taka þátt: Hverjir eru þeir, í raun og veru? Þetta á sérstaklega við um fjölbreyttan áhorfendahóp um allan heim, þar sem staðsetning þeirra, tungumál og hindranir þurfa að móta það sem smíðað er.
Svo kemur að því að praktíska. Að velja rétta vettvanginn, hanna fundarform sem passa við þarfir meðlima og skapa vandlega rými fyrir raunveruleg samskipti. Cecilia viðurkennir, með einkennandi opinskáni: „Við erum félagsfræðingar, en jafnvel við þurftum áminningu um að raunveruleg samskipti gerast ekki af sjálfu sér. Það þarf að skapa skilyrði fyrir þau af ásettu ráði.“
Mikilvægt skref, sem oft er vanmetið, er síðasti meginstoð verkfærakistunnar, mælingar og arfleifð. Hvað virkaði og hvað ekki? Hvernig lærum við af því og hvernig bætum við það fyrir næsta skipti?
Niðurstaðan er skipulögð aðferð við ráðstefnuskipulagningu, byggð á raunveruleika ISA, sem aðrar vísindastofnanir um allan heim geta auðveldlega aðlagað.
En kannski var mikilvægasti lærdómurinn sem Cecilia dró úr ferðalaginu sú hugmynd að breytingar séu stöðugt gerðar. Hún hvetur teymið sitt til að líta á hverja ákvörðun sem litla tilraun, með spurningum eins og: Virkar þetta fyrir félagsmenn okkar? Ef ekki, hvernig getum við aðlagað það? Teymið hefur innleitt þetta hugarfar og þessa nálgun í endurbætur á vefsíðunni, sem þau eru nú að velja söluaðila fyrir. Hún vonast til að það að breyta sjónarhorninu og sjá meðlimi sem aðalnotendur verkfæranna verði leiðarljós sem er samþætt í ákvarðanatöku.
Ferðalag skrifstofunnar hefur færst frá því að vonast eftir að tóm fundarherbergi fyllist yfir í að einbeita sér að raunverulegum mannlegum þörfum meðlima ISA og samfélaganna sem þeir þjóna. Þar sem ISA heldur áfram að stækka stafrænt vistkerfi sitt, ber það með sér endurnýjaðan tilgang og loforð: enginn félagsfræðingur er skilinn eftir.
Mynd: Alþjóðaráðstefna félagsfræðinnar Hybrid ISA, Melbourne, Ástralíu, 2023. Mynd: © Alþjóðafélagsfræðifélagsins.
Lestu meira um vísindastofnanir á stafrænni öld 
Lestu meira um Center for Science Futures 
Lestu meira um aðferðafræði sem setur fólk í fyrsta sæti við að byggja upp stafrænar leiðir 
Lestu meira um verkfæri til að skipuleggja ráðstefnu á netinu eða í blandaðri formi 
Lestu meira um verkfæri til að bæta notendaupplifun í vísindastofnun 
